Følg

Hvordan gjør jeg en import?

Å gjøre en import av data er ikke vanskelig, men innneholder mange små steg og med få klikk kan mye data havne på riktig sted med også helt feil. Du bør derfor ta deg god tid om du vil gjøre importen selv. Om du vil ha hjelp til å gjennomføre importen kan du ta kontakt på telefon: +47 21 61 17 10 for konstnadsoverslag og booking av konsulent for oppdraget.
Importere til Lime CRM
• For å kunne bruke importmodulen trenger du superbruker- eller administratorrettigheter i Lime. Kontroller at du har rettighetene ved å gå til Fil>Import
• Om du benytter Lime CRM v 10.12 eller nyere finnes textfilimporten innbygd, i eldre versjoner er dette et seperat tillegg.
Tenk på dette før du utfører importen
Importnøkkel – Hva skal du bruke som importnøkkel? En nøkkel kan for eksempel være et kundenummer eller lignende som er unikt for et firma eller en person, på denne måten minsker man risikoen for dubletter i systemet. Om du skal importere firmaer som du vet ikke finnes i databasen er det ikke noe stort problem. Men om du skal importere informasjon som helt eller delvis finnes i databasen fra før, er det viktig med en unik nøkkel. Organisasjonsnummer kan også være en god nøkkel, men vær oppmerksom på at dersom samme firma finnes flere steder så kan de ofte ha samme organisasjonsnummer, og da blir det surr ved en import med organisasjonsnummer som nøkkel. En nøkkel kan også være en kombinasjon av ulike felter for eksempel firmanavn sammenslått med postnummeret.
Tid - Sett av godt med tid for å gjennomføre importen og gjør det når du er klar i hodet. Ofte må man se igjennom filen for å se om informasjon må slåes sammen eller deles opp før importen, og dette kan ta tid. Du må også se igjennom importfilen etter spesialtegn som komma, /, \, semikolon og lignende. Å mappe feltene slik at informsjonen havner på riktig sted bør man gjøre med ettertanke og er ikke noe man gjør en fredags ettermiddag 15:45.
Testimport - Å ta en backup av Lime CRM involverer ofte IT-avdelingen og kan ta tid. Et tips for å passe på at informasjonen havner på riktig plass er å gjøre en testimport med en eller to rader før du kjører hele importen. Feltmappingen lagres ikke, men om du er usikker på hvilken mapping du gjorde, ta et skjermbilde av oppmappingen i importguiden før du kjører.
Importformat - Importmodulen kan importere tekstfiler (.txt) med følgende avgrensere
• Komma (,)
• Semikolon(;)
• Tab( )
Importerbare felttyper: Du kan importere:
• Heltall
• Alternativ
• Relasjoner
• Desimal
• Ja/ Nei
• Tid
• Tekst
• Formatert tekst
• Linker
Du kan ikke importere data til flervalgfelt (felttypen SET i LISA)
Importmodulen kan bare importere til en tabell om gangen. Om du skal importere data til flere tabeller, for eksempel firma og personer må du gjøre dette i to importer.
Struktur på Excel-listen
Om filen du skal importere har et annet format enn .xls anbefaler vi at du åpner og gjør all redigering i Excel. Under beskrives hvordan du bygger opp informasjon samt hvilket format du skal lagre listen i for at det skal fungere.
I listen skal du ha overskrifter på kolonnene og deretter skriver du informasjonen radvis. Finnes det flere personer på samme firma som du vil importere må de ligge som egne rader i filen men med samme firmainformasjon. For å lette arbeidet ditt med importen anbefales det at en unik nøkkel benyttes.
Når filen har fått riktig struktur lagres den enten som tabulatorseparert tekst (.txt) eller som kommaavgrenset tekstfil (.csv). Filen lagres så på et lettilgjengelig sted på maskinen slik at du enkelt finner den med importmodulen.
Eksempelet under er laget med en tabulatorseparert tekstfil.
På tide med importen
Velg menyen ”Fil>Import...” for å starte standardimporten. I noen tilfeller kan du få en sikkerhetsadvarsel angående sertifikatet. Klikk Ja for å komme videre.
Trykk på ”Browse file” og velg den tabulatorseparerte tekstfilen din.
Importmodulen består så av fire steg.
Du kan ikke gå tilbake til det forrige steget, så om du gjør en feil må du starte på nytt.
Import av firma
1. Choose Destination: Når du har valgt filen din får du valget over hvilken tabell du skal importere til og hvilen avgrenser filen benytter. I vårt eksempel velger vi tabellen firma og avgrenser tabulator.
2. Map fields:  I neste steg skal de ulike kolonnene som fantes i importfilen mappes til riktig felt i Lime CRM. Kundenummer fra listen kobles mot kundenummer i Lime CRM. Om den grønne boksen er synlig er dette valgt som nøkkel. Som nevnt tidligere er en nøkkel brukt for å unngå dubletter i dataen.
3. Summary: Når alle feltene fra listen er koblet mot sine respektive felter i Lime CRM. Her har man valget om man ønsker å kun importere inn firmaer som ikke finnes fra før, om man kun ønsker å oppdatere firmaer man allerede har i Lime, eller det siste OBS: dersom importlisten din inneholder tom informasjon i et felt, mens det i Lime CRM er informasjon, vil det ikke bli skrevet over med tomrom, men opprinnelig informasjon vil stå der.
4. Import: Trykk på knappen Import for å fullføre importen.
Trykk på Go to import page for å se status for kjøringen av din importfil.
Importen kjøres successivt inn i databasen slik at importen ikke påvirker andre brukere av programmet når den kjøres. Dette inneberer at importen kan stå en stund med status Running. Når importen er ferdig og kjørte uten feil vil den få status Complete. Dersom det er feil i importen vil den få statusen Done with errors. Trykk på pilen til høgre for å vise hvilke rader som feilet i importen.
Trykk F5 for å kontrollere resultatet i Lime CRM.
Import av personer
Samme liste som også inneholdt firmainformasjon kan ofte også inneholde kontaktpersoner. Nå kjøres du importen på nytt men velger persontabellen under steg 1 og følger de samme instruksene.
På personnivå kan ofte epostadresse være en god nøkkel. For at personene skal kobles til riktig firma, kobler man firma fra importfilen mot firma i Lime og matcher denne mot for eksempek firmanavn.
Bra jobbet! Nyt resultatet med stor kopp kaffe!

 

Var denne artikkelen nyttig?
0 av 0 syntes dette var nyttig
Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

0 Kommentarer

Artikkelen er stengt for kommentarer.